Данные о договорной работе

Опрос про статистику по договорам показал, что есть честные люди, есть оптимистичные. Но очевидно, что большая часть юрдепартаментов не ведёт развёрнутую статистику по договорам. Сами видим в наших проектах, что часто нет качественных данных об эффективности договорной работы.

Договор — это не только гайд по исполнению обязательств. В течение жизненного цикла договора образуется множество полезных данных, которые нужно собирать, а потом использовать для улучшения процессов и общей юридической стратегии.

Как минимум, нужно стабильно отслеживать:

📌 длительность цикла от подготовки до подписания договора;
📌 длительность отдельных этапов — подготовка, внутреннее и внешнее согласование и т. д.;
📌 количество отклонений от стандартных условий;
📌 положения, которые часто вызывают споры с контрагентами (по видам договоров и по типам сложности).

Использовать данные из договоров все будут по-разному, потому что у каждого бизнеса свои потребности. Но прежде чем начать собирать данные, определите вопросы, на которые хотите получить ответы из данных. Например:

📌 по каким договорам можно минимизировать участие юрслужбы;
📌 где наоборот — требуется больше внимания;
📌 как выстраивать переговорную позицию — где её нужно усилить, а где можно ослабить;
📌 какие есть узкие места в договорном процессе.

#SimplawyerLegalOps

Больше гениальных юристов в Симплоер!

Мы расширяем команду и ищем юриста на лигал-дизайн и лигал-опс проекты. Если вам интересно менять рынок и есть, что ему дать, присылайте нам резюме и любой свой документ, которым вы гордитесь, сюда — smart@simplawyer.com

Требования к кандидату:

– серьёзный договорный опыт и блестящее знание договорного права;
– умение писать лаконично и понятно;
– хороший английский;
– гибкое мышление, умение работать с огромными объёмами информации;
– понимание рынка юртеха;
– опыт или хотя бы начитанность в лигал-опс — плюс;
– работа в крупном инхаусе — плюс;
– знание фильмов Гая Ричи — плюс.

Работа в Москве, полная загрузка. Первое время в офисе, чтобы влиться в проекты и команду, потом можно будет частично удалённо.

Запись митапа о договорном процессе

На прошлой неделе провели митап о жизненном цикле договоров. Получилось продуктивно — коллеги с серьёзным опытом в оптимизации рассказали, как в их компании выстроен договорный процесс, как решают разные проблемы и как ещё хотят его улучшить.

Это уже второе мероприятие, которое мы проводим в таком формате — когда разные компании с разной спецификой рассказывают, как решают одну и ту же задачу. Продолжаем развивать формат, потому что так действительно получается познавательнее — и для тех, кто говорит, и тех, кто слушает. Говорящий получает моментальный полезный фидбэк, а слушатель — возможность задать вопрос, пока тема ещё горячая (а потом ещё и поменяться ролями).

Запись митапа уже доступна на ютубе. Обязательно посмотрите — там качественные ответы на вопросы о договорах, которые точно возникают у всех. Потом приходите в наш чат обмениваться идеями, опытом и болью по согласованию договоров и управлению обязательствами.

#SimplawyerLegalOps

Не нужно согласовывать формы документов

В договоре кроме самого договора бывают формы. В них никаких условий нет, только пустые поля. Например, это формы заказов, спецификаций, актов, технических документов (отчёты, журналы выполнения работ). Иногда этих форм больше, чем страниц в основном договоре.

В большинстве случаев у сторон нет особых требований к формам. При согласовании их тоже обычно никто не читает. (Хотя каждый раз по инерции подписывают пустые таблицы.)

Это кажется контринтуитивным, но есть формы, которые можно не согласовывать:

– те, что одинаковые у всех (например, акт приёмки или форма заказа);
– те, что ваша компания направляет первой;
– те, что уже официально утверждены (например, ТОРГ-12).

Оптимальный подход —

📌 назначить в договоре сторону, которая определяет форму;
📌 сами формы выложить на сайте или отдельно прислать контрагенту (а не заставлять его выдирать их из пдф).

Во многих случаях можно вообще ничего не делать и оставить на усмотрение контрагента — главное, чтобы в договоре было обязательство направить нужную информацию.

С таким подходом становится проще и быстрее:

✅ сторонам подписывать договоры;
✅ компании обновлять формы;
✅ автоматизировать.

#НастоящийЛигалДизайн

Словесный занавес

Наконец-то приняли закон о запрете иностранных слов. Теперь людей, которых ранили лигал-опс и фидбэк, защитили!

Спешим предложить исконно родные альтернативы (извините, пути) чужому:

⦁ документ — бумага (хотя нет, бумага — тоже заимствование) береста;
⦁ гендиректор — предводитель;
⦁ организация — сборище;
⦁ банкротство — нищета;
⦁ лигал-дизайн — правовая живопись.

Ряд слов предлагаем просто запретить (по возможности вместе с явлениями, которые они обозначают):

⦁ цессия, кредит, аффилированность, реорганизация, регистрация, дивиденды, штраф;
⦁ администрация, контроль, схема, лицензия, протокол, кодекс, конституция;
⦁ кофе, чай, бутерброд, салат, бульон, картофель, продукт, фильм, футбол, пижама;
⦁ код, цифра, алфавит, информационные технологии, инновационный центр;
⦁ мобильный оператор, домен, сервер, интернет.

Предлагайте свои улучшения!

Стандартизация формулировок

Часто видим, что внутри одной и той же компании нет единого подхода к формулировкам и тексту в целом — в разных документах одни и те же явления и процедуры описаны разными способами и разными словами.

Если для мелких компаний это некритично, то для крупного бизнеса со сверхзагруженным документооборотом это проблема:

❌ между перекрёстными документами появляются разночтения;
❌ никто точно не знает, что написано в документах;
❌ дольше и мучительнее обновлять шаблоны;
❌ компании сложнее придерживаться единой позиции;
❌ сложнее контролировать исполнение обязательств.

Поэтому важно, чтобы на уровне компании были стандартные и однозначные правила для формулировок в договорах — как минимум, для самых распространённых явлений:

✅ не использовать синонимы для одного и того же явления. Например, везде писать только «штраф» (вместо неустойки, пени);
✅ использовать одинаковые термины. Например, софт всегда называть «программное обеспечение», а не программа для ЭВМ, ПО, информационная система в зависимости от документа;
✅ стандартные формулировки для описания базовых процедур — оплаты, подписания акта, согласования отчёта и т. д.;
✅ унификация сроков (например, везде рабочие дни). Уже писали об этом;
✅ одинаковое название документов, которые одинаковые по правовой природе (например, везде акт);
✅ предсказуемая грамматика и структура предложений (и ещё несколько десятков правил, которые мы используем для ускорения чтения).

Этот подход не только помогает навести порядок в документах, но и упрощает жизнь авторам документов. Когда есть стандартные правила, не нужно каждый раз с нуля придумывать хорошие формулировки и тратить время на переписывание плохих.

#НастоящийЛигалДизайн

Уже полтора года редакция Симплоера делает в телеграме образцовый контент. Но мы хотим делать ещё лучше.

Подготовили опрос — хотим узнать, кто на нас подписан и какие темы интересуют.

Опрос небольшой и анонимный. Займёт не более 5 минут.

Кэп для маршрутизации согласования договоров

Во вторник не просто так спрашивали про кэп. Это нормальный юридический инструмент для контроля риска. Но это ещё и полезный инструмент для лигал-опс.

Если в договоре непонятно, какая сумма или потенциальная ответственность, то:

❌ договор запускают по большому кругу согласования, даже если он низкорисковый. Например, часто так застревают простенькие соглашения о конфиденциальности;
❌ возникает вопрос, кто должен подписывать.

В этой ситуации кэп помогает исключить из согласования договора людей, которым нет смысла его смотреть. Это ускоряет общий процесс согласования.

Разумеется, фокус с кэпом сработает не для каждой сделки. Но это хороший пример, как можно принести пользу процессу до затрат на реинжиниринг и автоматизацию. Инструменты из того же разряда:

✅ делать изначально адекватные условия, чтобы быстрее согласовывать;
✅ не описывать в договоре внутренние процессы;
✅ унифицировать сроки;
✅ исключать за счёт регулирования ошибки менеджеров при заполнении шаблона.

#SimplawyerLegalOps

Как найти KPI для юристов

Многие коллеги не верят, что для юристов возможно установить объективные KPI, потому что нельзя однозначно сформулировать, что считать хорошим результатом работы.

Юристам упражнение с метриками и KPI действительно даётся сложнее. Но с правильным подходом можно разработать информативные KPI, которые помогут:

📌 объяснять бизнесу на его родном языке, какую пользу принесли юристы;
📌 находить узкие места в работе по мере их зарождения. (А не когда проблема стала настолько масштабной, что бизнес сам почувствовал, что всё плохо и пришёл жаловаться);
📌 тестировать разные решения по оптимизации и выбирать лучшее по адекватным критериям, а не «профессиональному чутью» (и цене);
📌 оценивать результаты проектов по оптимизации.

По нашему опыту использование KPI и метрик на продвинутом уровне — полноценный процесс, который нужно разрабатывать с нуля. Делать это лучше всего, когда есть формализованная стратегия и понятно, какие показатели важны именно для вашей компании.

Кроме разработки самих показателей и метрик, нужно:

📌 разработать методологию — как определять информативные KPI, которые не будут демотивировать юристов;
📌 продумать кто, как и когда будет собирать и обрабатывать данные;
📌 протестировать и внедрить метрики и KPI;
📌 выбрать технологию.

Для тех, кто пока не знает, как подступиться к этой задаче, делимся базовыми качественными материалами:

– сайт о метриках. На нём коллеги собрали ~500 метрик для разных процессов — от стратегического планирования до более узких тем (управление знаниями, рисками, правами и т. д.). Если не найдёте подходящие для вас метрики, то хотя бы поймёте, в какую сторону думать;
– базовая методичка по KPI от Liquid Legal Institute.

Рассказывайте в чате, какие у вас есть KPI и метрики — как вы их определили, как считаете, какие результаты.

А если вы крупный юрдепартамент и тоже хотите продвинутую систему KPI, пишите нам — расскажем, чем можем помочь.

#SimplawyerLegalOps

Любительская и профессиональная нумерация

Сегодня снова о вёрстке.

Частая любительская ошибка с многоуровневой нумерацией — беспорядочные отступы для следующего уровня заголовков. Текст в документе начинает плясать, в нём сложнее ориентироваться.

Есть простое правило отступов — номер следующего заголовка находится на уровне начала текста предыдущего заголовка. Так лучше видно подчинённость элементов друг другу. И так меньше вертикальных линий сетки документа, что делает его стройнее и легче для чтения.

Но ещё лучше — вообще отказаться от лесенки в заголовках и делать всё на одном уровне. А иерархию показывать с помощью заголовков разного кегля и верхних и нижних отступов.

Как это работает — на картинке.

Кстати, нумерация — второстепенный элемент, её можно делать меньшим кеглем (подробнее тут).

#НастоящийЛигалДизайн

Внутренние документы пора переосмыслить

На внутренние документы жалуются все:

❌ сотрудники: потому что внутренних документов много, они громоздкие и непонятные;
❌ ответственные за процессы: потому что сотрудники не читают документы, а потом приходят с одинаковыми вопросами;
❌ руководители: потому что документы не решают свою задачу — кодифицировать управление и настроить процесс так, чтобы за счёт формализации он работал, как часы.

Пока что большинство компаний просто терпит некачественные внутренние документы и принимает убытки, которые возникают, только потому что сотрудники точно не знают, как устроены процессы.

В более прогрессивных компаниях ответственные за процесс уже пытаются решить эту проблему. Они делают выжимки, FAQ и прочие костыли — чтобы хоть как-то заставить хоть кого-то прочитать документ. Но внедрение котиков, упрощение и пересказ внутренних документов закрывают только одну проблему из десятка.

Дело в том, что привычные подходы к разработке, поддержке и обновлению внутренних документов устарели концептуально.

Чтобы выдавать бизнесу работоспособные документы, нужно переосмыслить:

📌 язык и структуру документов — писать сразу понятно, чтобы не нужно было отдельно пересказывать документы «простым языком»;
📌 архитектуру и методы регулирования — продумать, все ли элементы процесса нужно регулировать; нужно ли регулировать текстом; можно ли добиться нужного поведения более мягкой мотивацией, чем прямое обязательство; убедиться, что процесс вообще реально исполнить;
📌 подходы к описанию процессов — формулировать инструкции так, чтобы их можно было легко переводить в машиночитаемый формат (в ближайшем будущем потенциально в автоматическом режиме);
📌процедуры принятия актов, их доведения до юзеров и обновления;
📌иерархию документов и принципы, по которым они будут дополнять друг друга.

Знаем, что в крупных компаниях внутреннее регулирование по объёму бывает, как законодательство Молдовы. В таких случаях переработать все внутренние акты, которые накопились за много лет, — невыполнимая задача. Но чем точно нужно заняться всем и уже сейчас — разработать методологию для всех будущих документов и обновить по ней самые востребованные из уже существующих.

#SimplawyerLegalOps
#НастоящийЛигалДизайн

3 базовых рекомендации к терминам

Термины есть почти в каждом документе, но с ними обычно беспорядок. Термины часто неуместные, сложные либо просто ненужные. Они усложняют текст, путают читателя и делают документ неудобным.

В Методе Симплоера есть набор правил, которые помогают подбирать точные термины, но при этом короткие, понятные без лишних пояснений и раздувания текста. В этом посте расскажем про 3 базовых правила. Термины станут работать заметно лучше, если следовать хотя бы им.

1️⃣ Не пишите в определении термина регулирование

Как это работает. Например, вам нужно ввести термин «Акт приёмки работ». В определении вы пишете только то, что поможет читателю понять, что это за акт. Здесь нельзя описывать остальное регулирование: кто подписывает акт, в какие сроки и как его отправляют.

Делать наоборот вредно, потому что читатели пропускают важную информацию и не до конца понимают регулирование. От терминов они ожидают только сам термин и его определение — и ничего больше. Для всей остальной информации вводите отдельный раздел.

2️⃣ По возможности делайте термины такими, чтобы их можно было понять, не заглядывая в определение

Провал — если читатель встречает в документе термин и даже примерно не понимает из контекста, о чём идёт речь. Точнее можно объяснить на примерах. Хорошие термины — «Акт», «Конфиденциальная информация», «Дата окончательного погашения кредита». Плохие — «Срок», «ИГК».

3️⃣ Исключайте термины старательных юристов.

#НастоящийЛигалДизайн

Как организовать хранение файлов. Подход Симплоера

Нас много спрашивали про хранение файлов — как организовать файлы, чтобы их было удобно и быстро искать. Тема важная, потому что у многих до сих пор нет настроенной процедуры. Файлы по-прежнему хранят в имейлах или просто на рабочем столе. Разные люди работают с разными версиями и называют как попало — потом никто не может разобраться, какая из пятнадцати версий с названиями вроде «Final_FINAL!!!» правильная.

Для тех, кто больше не хочет так жить, написали мини-статью о том, как организовано хранение файлов в Симплоере. Сразу скажем, наш подход подойдёт не всем, но это хотя бы поможет думать в правильном направлении.

#SimplawyerLegalOps

Внутренние документы без воды

В Симплоере есть антикоррупционная политика.  Эти правила мы соблюдаем и так с основания компании. Но с политикой комфортнее нашим крупным клиентам.

Наша политика — лаконичная. Обычно такой документ в компаниях тянется 5–10 страниц, хотя ставит перед собой задачу объяснить очевидную мысль: «Коррупция — плохо для бизнеса и кармы». Иногда, конечно, есть объективные вещи, которые крупные компании реально регулируют (допустимые подарки, куда сообщать о коррупции). Но часто авторы внутренних документов просто стесняются писать коротко и по делу.

А мы не стесняемся. Вся политика — 3 принципа. Последствия — в очевидном формате.

#НастоящийЛигалДизайн

О тех, кто специально пишет сложно

Коллеги иногда рассказывают, что некоторые условия в договорах специально пишут сложно. Причины обычно такие:

⦁ в запутанных многокилометровых пунктах можно надёжно спрятать дополнительные обязательства, которые обычно вызывают споры у контрагентов;
⦁ хотят отбить у контрагента желание читать документ.

Авторы таких документов считают это профессиональной хитростью. На самом деле намеренно запутанный и сложный текст означает, что:

⦁ юристы неспособны согласовать условия, которые интересны бизнесу; или
⦁ юристы понимают, что у бизнеса есть проблема, но вместо решения они просто откладывают её на потом.

Запутанный договор — это не инструмент управления рисками, поэтому нет ни одной уважительной причины, чтобы писать плохо (тем более намеренно). Писать по-человечески нужно всё.

#НастоящийЛигалДизайн

Как развивать культуру изменений в команде

Неготовность к изменениям — слабость команды, которую нужно исправлять.

Слабая культура работы с изменениями (change culture) — это когда сотрудники:

❌ воспринимают внедрение нового только как очередную головную боль и не понимают, зачем вообще что-то менять;
❌ не умеют находить недостатки в своих процессах;
❌ не участвуют в обсуждении проектов по оптимизации — возмущаться и предлагать идеи начинают, только когда уже начинается реализация плана.

Руководители должны понимать, что единичные проекты по оптимизации, которые проводятся сейчас, — только начало. В будущем их будет ещё больше, они будут интенсивнее и масштабнее. Поэтому воспитание культуры изменений — то, чем нужно заняться прямо сейчас.

Начинать нужно с формализации процесса управления изменениями. Это может быть частью общей стратегии юрфункции и включать:

✅ поощрения за инновации;
✅ площадки, на которых юристы могут выражать инициативу;
✅ подходы к тестированию новых процессов и документов;
✅ обязательные этапы проектов по внедрению нового;
✅ метрики, по которым отслеживать, что новое приживается хорошо или плохо;
✅ метрики, по которым отслеживать, насколько новое соответствует ожиданиям, нужно ли что-то корректировать, кастомизировать.

2 июня Антон Вашкевич на Петербургском правовом саммите (сессия о лигал-дизайне) расскажет об управлении изменениями в проектах по оптимизации и лигал-дизайну. Если тоже будете там, приходите послушать и пообщаться.

#SimplawyerLegalOps

Последний год все активно обсуждают ChatGPT и другие похожие решения, использующие генеративный искусственный интеллект, — как их можно использовать в работе юриста и как они изменят рынок. Как-нибудь мы обязательно поделимся своими идеями по этой теме, а сегодня про новости на нашем рынке.

24 мая в 10:00 коллеги из Doczilla запускают свой AI-продукт. Это интересное решение с продуманными сценариями использования. Узнать о всех подробностях и записаться в лист ожидания можно по ссылке.

Как правильно оформлять ссылки на другие пункты

Во всех документах есть ссылки на другие пункты. Кажется, что тема очевидная и обсуждать там нечего, но люди до сих пор не только отбивают абзацы пробелами, но и ещё и ставят ссылки вручную.

Например, нужно сослаться на пункт 4.2.5, и юрист просто пишет руками «п. 4.2.5». Потом перед разделом 4 добавили ещё один раздел, а внутри что-то удалили, и вот пункт уже стал не 4.2.5, а 5.2.3. А ссылка так и осталась — «4.2.5».

Это особенно вредно в крупном документообороте:

❌ при заполнении шаблона менеджерам приходится не только выбирать правильные опции, но ещё и следить, чтобы ссылки нигде не полетели (обычно никто не следит);
❌ юристы тратят больше времени на проверку всех ссылок при обновлении шаблонов.

Если хотите сделать свой документ качественнее и удобнее, ставьте кросс-ссылки:

✅ в длинных документах пользователям удобнее переходить по ссылкам, чем листать все страницы;
✅ это быстрее, чем делать ссылки руками;
✅ кросс-ссылки обновляются автоматически (а если они всё-таки сбиваются, то заметить такую ошибку проще, чем с ручными ссылками);
✅ кросс-ссылки лучше работают при автоматизации.

В документах Симплоера мы дополнительно выделяем кросс-ссылки цветом — синим или серым. Так пользователю сразу понятно, что они кликабельные, а автору проще замечать ошибки, если ссылки сбились.

#НастоящийЛигалДизайн

Екатерина Регеда: «Оптимизация процессов — всегда коллективная задача, а не только ответственность руководителя соответствующего проекта»

Всегда классно, когда опытом делятся люди, ставшие не просто мощными юристами, но ещё и лучшими в своей профессии. Таких людей мало, но Симплоеру повезло общаться и работать с большинством из них. С ними всегда обсуждаем, как сделать юридическую профессию ещё полезнее для бизнеса, а работу юристов — разнообразнее и интереснее. Иногда такие разговоры превращаем в интервью и делимся с вами.

В этот раз поговорили с Екатериной Регедой — заместителем генерального директора, руководителем направления «Правовое», членом правления «Галс-Девелопмент».

В интервью много важных мыслей о том, как создать юридическую команду, которая самостоятельно принимает решения по самым сложным вопросам и не боится брать за них ответственность, о подходах к управлению рисками, а также о том, как вовлекать людей в проекты по оптимизации.

Читайте интервью по ссылке и делитесь с коллегами инсайтами управления юридическими командами

#SimplawyerTrends

Действующий на основании устава

Ещё одно любимое клише юристов (на втором месте после действующего законодательства и настоящего договора) — генеральный директор, действующий на основании устава. Про устав пишут все, но никто никогда глубоко не задумывался, почему они это пишут.

Логика употребления этого клише понятна: нужно показать контрагенту, что договор подписывает не абы кто, а нормальный гендиректор (то есть тот, кого одобрили участники общества). Но возможно ли такое, что гендиректор действует не на основании устава?

Тогда кроме устава, можно ещё добавить, что он действует на основании международных договоров, конституции и другого законодательства. Чтобы наверняка, вдруг не поймут.

Если вы хотите сделать блок с подписантами действительно информативным, то лучше укажите реквизиты корпоративного решения, по которому назначили гендиректора. Из этого документа сразу понятно, что именно Иванов И. И. гендиректор ООО «Сочинятели рисков».

Обязательно почитайте комменты к посту о действующем законодательстве — там коллеги накидали ещё любимых клише. Если вы всё ещё пишете эти фразы, то больше не пишите. А если вам эти фразы ещё и кажутся адекватными, то прочитайте пост о канцелярите и о настоящем договоре.

#НастоящийЛигалДизайн