🧯 Радикальное упрощение

Планирую на следующей неделе для пары проектов провести такое упражнение: пройтись по всем KPI-трекерам и форматам отчётности и проверить, что сломается, если каждый из этих форматов просто перестать делать.

Зачем? А чтобы не тратить коллективное время на задачи, которые особенной ценности не создают. Есть лёгкое подозрение, что в рутине легко потеряться и начать что-то делать просто по привычке.

🦾Что не так с менеджерами проектов?

В публичном и внутрикорпоративном инфополях часто натыкаюсь на дискурс — кто же такой менеджер проектов, где его зоны влияния и ответственности и т.п. В целом, позиция очень широкая, и вы её найдете чуть ли не в каждой индустрии.

Хочу поделиться своим взглядом на то, кто же такой менеджер проектов. В моей картине мира, менеджер — финально ответственный примерно за всё, что происходит на проекте. Счастье клиента, качество продукта, радость команды — всё это зоны ответственности этого прекрасного человека. Этакий мини-СЕО, хоть это и избито.

Замечаю, что иногда менеджеры по разным причинам игнорируют важные проектные штуки — какие KPI на проекте, какие сроки оплаты, что с документами, какой план по развитию проекта на квартал, год. Могу таких ребят понять — всё в голове уместить сложно, с какими-то штуками ранее не работали, с какими-то работать и не сильно хочется. И часто игнорирование идёт вместе с тезисом «Это не моя задача».

На мой взгляд, если вы менеджер проекта — то все проектные задачи априори «ваши»: от подарков на день рождения клиента до проверки счета на оплату, если необходимо. Вам могут с задачами помогать, вы можете их делегировать, но открещиваться и закрывать глаза— максимально неправильное решение, которое порождает чеховские ружья.

Да, быть менеджером тяжело. Но перефразируя дядюшку Бена: с большой ответственностью, приходит великая сила. Нужно лишь эту ответственность признать и научиться ловить от нее кайф.

Поэтому призываю всех менеджеров проекта взглянуть на свою работу с нового угла. Вдруг есть процессы, куда зона вашего влияния пока не распространилась. И может, самое время погрузиться в новые области и стать тем самым гигачад-менеджером, который в курсе всего, всё контролирует и знает как решить любой вопросик. Таких людей в компаниях обычно очень ценят.

Цифровой гигиены пост

Нет повести печальнее на свете, чем поймать на затянувшемся колле мысль: «а ведь мы могли решить это за 15 минут…» 🌚

Ключевое правило, как подготовиться к коллу и не ударить лицом в грязь, — это грамотная адженда.

1. Ее важно составить и показать участникам накануне.
Желательно за пару дней до звонка (если колл не требует особенных приготовлений).

2. При ее составлении полезно уходить от общих формулировок.
Наоборот — очень четко представить и описать результат, которые хочется видеть после звонка.

Пример: «На звонке нужно:
а) утвердить бюджет проекта Y
б) закрепить роли каждого члена команды на этапе запуска
в) утвердить дату старта»

Антипример: «Обкашлять вопросики по запуску проекта»

3. Убедиться, что у встречи есть модератор.
Ему важно следить за тем, чтобы каждый пункт адженды был обсужден, следить за таймингом, фиксировать итоги встречи.

Вуаля, вы прекрасны!

⌛️ Сложности тайм-менеджмента

Это уже потерявшее актуальность слово остаётся камнем преткновения почти для любого: «О боги, как же мало у меня времени, но впереди столько задач. Эх, вот щас прокачаю навык управления временем и заживу». Но у этого есть одна проблема – отсутствие серебряных пуль.

Написано по этой теме множество книг, статей и подкастов. Кому-то помогает по методу Архангельского съесть лягушку на завтрак, кому-то – ставить задачи только по СМАРТ, а третьему – вести папку с «входящими» по Аллену. Но мне лягушка на завтрак разрушает настрой на весь день, СМАРТ-формулировки убивают творческую энергию и вгоняют в депрессию, а папку с «входящими» я адаптировал в закрытый телеграм-канал только для сообщений сотрудников и клиентов.

Что делать?

Универсальный совет – не верить никому и проверять всё услышанное на практике. Я, конечно, могу рассказать вам, что секрет моей продуктивности – закрывать половину задач за утро понедельника, не планировать половину календаря и отвести это время для решения срочных задач (или творческим порывам, если ничего не загорится), ну и самое любимое из нововведений – сложные задачи решать на ходу, во время прогулки и только со смартфона.

Но по моей личной статистике 8 из 10 человек утро понедельника просто ненавидят (там не до продуктивности), наличие срочных задач – специфика роли гендира, а самые сложные задачи у меня связаны с коммуникацией, поэтому прогулки трачу на записывание длинных аудио-сообщений (команда Виноу, прости) или звонки.

Мои вредные советы по тайм-менеджменту выше следует проигнорировать, но правильно услышать призыв: «Знание правил тайм-менджента ничего не значит, каждому – своё. Стоит просто быть бесконечно любопытным и с непримиримым упорством постоянно искать свой набор инструментов, адаптируя его под потребности себя сегодняшнего».

🛌 Буст продуктивности за 20 минут

Обычно после ~трёх зумов подряд я утрачиваю способность делать какую-то полезную работу и по умственным способностям приближаюсь к картофельному пюре. Очевидно, выкидывать остаток дня — сомнительно, надо с этим что-то делать.

Делаю что: отключаю уведомления, открываю не слишком интересные видео на YouTube, укладываюсь на диван и минут на 20 сладко засыпаю. Главное будильник поставить, чтобы не случилось страшное.

За 20 минут волшебным образом возвращается бодрость, энергия и вот это всё. Удалёнка для этого решения подходит лучше, но и в офисе тоже несколько раз так делал без каких-то проблем.

Всем рекомендую.

Знакомо?

Как этого можно было избежать?

Да легко!

Неправильная автозамена, опечатки по недоразумению, недописанный текст, не прикрепившийся файл — есть примерно сто тридцать четыре способа отправить письмо с ошибками.

В Телеграме можно поправить или удалить сообщение. Если быстро, то теперь можно редактировать даже сообщения в Вотсапе. Но почта — последний бастион глупых фейлов, которые сложно исправлять. И как назло, обычно ошибку видишь сразу после отправки… но поздно.

Или нет?
Да!
Нет.
В смысле не поздно.

Во всех продвинутых почтовых клиентах есть маленькая, но очень полезная настройка — таймер отложенной отправки. По сути вы можете просто установить задержку на 5-10-20 секунд, и после нажатия кнопки письмо отправится не сразу. За эти мгновения вы успеете осознать, что Егоров Кирилл, а не Егор, что не хватает важного постскриптума, а коллегу вы хотели поставить в скрытую копию. И успеете отменить отправку.

Не благода…

Управленческие решения

В какой-то момент в ВИНОУ классно выстрелила моя презентация про управленческие решения и о том, как же их принимать. Получился этакий локальный мем, теплые воспоминания и хочу их тут немного возродить.

Фразу «управленческое решение» я услышал впервые, когда согласовывал сложный договор с клиентом. Юристы были против, переговоры не клеились, а мы очень хотели работать. И юристы сказали: «Кирилл, если будет управленческое решение нашего акционера, договор пропустим». В тот момент я обомлел и задумался — что это за индульгенция такая, что даже запрет юристов может побороть.

Спустя время пришел к такому пониманию: управленческое решение — это когда идешь на риск и берешь на себя ответственность за возможные последствия. Этакая концепция «high risk, high gain». Может сложиться ощущение, что их чаще принимают «наверху», но я верю, что даже небольшие управленческие решения доступны любому менеджеру.

Как их принимать?

0. Вы столкнулись с проблемой, а решение нужно кардинальное и нестандартное.

1. Возможно, с такой проблемой сталкивался кто-то до вас. Стоит пообщаться с более опытными товарищами. Может что посоветуют

2. Если нет, зовите на помощь людей, чьему мнению доверяете. Коллеги, руководители, менторы.

3. Пропустите советы через свой морально-этический фильтр и оцените риски. Готовы ли взять ответственность за исход?

4. Принимайте решение.

Чаще всего этих шагов хватает лично мне, чтобы что-то решить. Хочется верить, что поможет и вам. А если на все шаги времени нет, можно сократить:

1. Принимайте решение!

Пост для фанатов планирования, любителей структуры, ну или просто дев.

Не устаю повторять, что вся жизнь проект, а я в ней менеджер.
Грамотное целеполагание помогает успокоить сразу две мои субличности – контрол фрика и прокрастинатора.

Использую трехступенчатую систему планирования: на год (в Miro), на месяц (тоже в Miro) и на неделю (в Trello)

Расскажу про первый – долгосрочный.

1. Внутри таблицы Miro планирую широкими мазками все рабочие и личные фокусы на год (на скрине показала, как выглядит планы на квартал).

2. Таблица делится на разные сферы жизни – от работы до здоровья и личных отношений.

3. По факту очень подробно планировать получается только на квартал, на более дальние периоды раскидываю примерные планы и финализирую их ближе к делу.

4. В конце каждого месяца подвожу итоги – отмечаю выполненное и невыполненное разными цветами, анализирую, чему не удалось посвятить время, рефлексирую.
Ну и фиксирую планы на следующий месяц – синхронизирую их с остальными ступенями планирования.

P.S. если пост выше наберет 50 реакций, выложу для вас шаблон 😏

Поздравляю, вы налайкали. Оля готовит шаблон.

У меня есть что-то вроде хобби — монтировать всевозможные видео. Иногда получаются всратые мемы, иногда что-то полезное, а иногда всё вместе.

Одним из таких видео сегодня поделюсь здесь. Делал его, чтобы наглядно донести до команды агентства, почему важно делать ✨удобно✨

Наслаждайтесь и вы тоже: https://youtu.be/glST4D5dku0